Сверка начислений зарплаты и перечислений в 1С

Помесячно, по одной организации, проверка доказывает четыре вещи:

1. сколько начислено дохода и налогов;
2. сколько фактически выплачено сотрудникам;
3. сколько фактически перечислено в бюджет и фонды;
4. где есть расхождение, неподтвержденный платеж или неполные данные.

Проверка выполняется только на чтение и ничего не меняет в 1С. Любой вывод — это наблюдение над уже существующими документами. Если из проверки следует, что нужно что-то доплатить или исправить, это предложение в отчете, а не действие.

Результат — две вещи, и вторая не опциональна: таблица по каждому месяцу и перечень того, что проверить не удалось. Проверка, умолчавшая о своих слепых зонах, читается как «всё в порядке».

Чего она не устанавливает. Это помесячная проверка покрытия, а не сальдо расчетов. В ней нет входящего остатка, нет переплаты, перенесенной из более раннего периода, нет возвратов и зачетов. Сошедшийся месяц не означает, что компания рассчиталась с бюджетом, а несошедшийся может быть уже покрыт переплатой того же самого налога за более ранний месяц. Говорите, что именно вы утверждаете, и никогда не превращайте месячную разницу в вывод о состоянии расчетов.

В этой инструкции нет конкретной компании

Она применяется к любой базе 1С. Организацию, период, ссылки справочников и набор опубликованных OData-объектов нужно устанавливать заново в каждой базе — см. правила OData §2.5. Используйте только credentials текущего пространства и никогда не переносите организацию, БИН/ИИН, банковский счет или GUID из другой базы либо из заметок другого пространства.

Обязательные источники

• проведенные документы: Начисление зарплаты, Расчет удержаний, Расчет СН и СО;
• регистры доходов по ИПН, ОПВ, ОПВР, СО, ОСМС и ВОСМС — по $metadata уточните, публикует их эта конфигурация как InformationRegister_* или AccumulationRegister_*. Ошибка в виде регистра возвращает пустоту, а пустота читается ровно как «ничего не начислено»;
• регистры расчетов с бюджетом и фондами по виду строки Исчисление;
• регистр фактически выплаченных доходов работникам;
• платежные поручения и платежные ордера со статусом Оплачено (почему проверка идет не по Проведен — см. пункт 9);
• зарплатные ведомости и списки физических лиц, если они опубликованы.

Названия объектов различаются между конфигурациями. Сначала проверьте $metadata (правила OData §4).

Неопубликованный объект — это не ноль. Если его нет, пишите по этой строке не могу проверить и переносите её в раздел ограничений. Непрочитанный регистр дает пустую ячейку, неотличимую от «ничего не начислено».

Порядок проверки

1. Использовать только credentials текущего пространства и определить организацию внутри этой базы.
2. Задать проверяемый период и составить список месяцев. Не смешивать разные организации — в одной базе их часто несколько.
3. Читать все документы-кандидаты, а в суммы начислений включать только активные, проведенные и не помеченные на удаление. Черновик — не начисление, но он находка, и место ей в пункте 14. Отфильтровать черновики прямо в запросе — это способ получить отчет, который не может о них рассказать. Это правило только про сторону начислений. Платежные документы проверяются по Оплачено, а не по проведению, — см. пункт 9, и этот пункт к ним не применяется.
4. Собрать начисленный доход по каждому месяцу и сотруднику и удержания из него, чтобы иметь и начисленную сумму, и сумму к выплате — ту, которую платеж и должен закрыть.
5. Собрать фактически выплаченный доход по каждому месяцу, сотруднику и ведомости.
6. Отдельно собрать начисленные ИПН, ОПВ, ОПВР, СО, социальный налог, отчисления ОСМС, взносы ОСМС — и ОППВ, если организация его платит. По одной строке на вид платежа, без общей суммы: получатели разные и сверяются они порознь.
7. Берите сумму из одного источника и подтверждайте её вторым — но не складывайте оба. Проведенный документ и порожденные им движения регистра — это одно и то же обязательство, увиденное дважды. Решите, что считать источником суммы (обычно безопаснее регистр: это то, что конфигурация фактически рассчитала), а второй используйте для подтверждения. Расхождение между ними — находка.
8. Разделить суммы работников, договоров ГПХ и ИП «за себя». Эти категории нельзя взаимозачитывать без доказанного основания.
9. Подтверждать перечисление по Оплачено = true — именно это говорит, что операция есть в банковской выписке. Проведен — учетное состояние, а не доказательство движения денег: наш же порядок загрузки выписки намеренно оставляет банковские документы непроведенными до проверки бухгалтером (загрузка банковской выписки §1). Поэтому оплаченный, но непроведенный платеж засчитывается как подтвержденное перечисление и попадает в список ограничений как ожидающий проведения. Требование обоих статусов — это способ превратить реальный платеж в выдуманный налоговый долг. Обратный случай — проведенный ордер без Оплачено — это намерение, и он не засчитывается. DeletionMark = true по-прежнему исключает платеж, проведенный он или нет: снятие условия о проведении не снимает этого, а оплаченный документ, помеченный на удаление, — это обычно ошибочная половина повторной загрузки.
10. Исключить пени из основных налогов и вынести их в собственные строки, по одной на налог. Пеня внутри налога делает недоплату похожей на закрытую, а одна общая строка пеней позволяет пене по одному налогу скрыть недоплату по другому.
11. Определять, какой это налог, по ВидНалога_Key и КБК того элемента справочника, на который он ссылается, — никогда по одному КНП. Разные налоги делят КНП: ИПН и социальный налог обычно приходят под КНП 911 и различаются только КБК. Ошибка здесь не теряет платеж, а ставит его не в ту строку: один налог выглядит переплаченным, другой — неоплаченным. См. загрузку банковской выписки §10.
12. Определять налоговый месяц по назначению платежа и связанным спискам. Если месяц не указан, относить платеж к предыдущему месяцу только при подтверждении видом операции, суммой и связанными документами; иначе отметить период как неподтвержденный.
13. Проверить дубли по организации, виду платежа, налоговому месяцу, сумме, дате операции и банковскому номеру документа — НомерВходящегоДокумента, а не собственному Number из 1С. Две загрузки одной и той же строки выписки получают разные внутренние номера, поэтому сигнатура по Number не совпадет никогда и платеж будет посчитан дважды. См. правила OData §6.
14. Повторно прочитать итоговые документы и регистры перед выпуском отчета и собрать список ограничений: непроведенные документы, неопубликованные объекты и все периоды, отмеченные как неподтвержденные.

Пункт 12 тихо определяет заметную часть таблицы. Платеж без месяца в назначении действительно неоднозначен, и «догадка» в удобный месяц — это способ получить сходящуюся таблицу для компании, которая на самом деле должна.

Обязательная таблица

Для каждого месяца:

Разница = перечислено − начислено. Отрицательная сумма означает, что начисление не покрыто подтвержденными в 1С перечислениями, — а это другое утверждение, чем «не оплачено», и формулировка здесь важна (см. ниже).

В строке зарплаты стоит «к выплате», а не начисленная сумма. Платеж закрывает сумму к выплате — начисленное за вычетом удержаний. Поставьте в «Начислено» именно её, и строка начнет сходиться: ноль означает, что сумма к выплате закрыта, а отрицательная разница — недоплата относительно подтвержденных в 1С выплат, то есть ровно то же оговоренное утверждение, что и в остальных строках, а не вывод о том, что сотрудникам недоплатили. Сравнение начисленного с выплаченными деньгами гарантирует отрицательное число каждый месяц и вдобавок задваивает суммы: у ИПН, ОПВ и ВОСМС уже есть свои строки. Начисленную сумму приводите рядом как контекст — это база, от которой считаются налоговые строки, — но не в «Начислено» этой строки.

Сохраняйте все строки, даже нулевые. Строка, убранная из-за пустоты, неотличима от строки, которую не смотрели. Отчисления ОСМС (работодатель) и Взносы ОСМС (удержанные у работника) — два разных платежа, они никогда не в одной строке.

Строки выше — это минимум, а не потолок. Добавляйте строку на всё остальное, что эта организация действительно платит, а ОППВ убирайте только после того, как установили, что она его не платит. Пени идут по строке на налог (Пени: ИПН, Пени: ОПВ, …): одна общая строка пеней позволяет переплате по одному налогу закрыть недоплату по другому — тот самый взаимозачет, который правила ниже запрещают везде.

У пени обычно нет документа начисления в 1С. Если начислять её нечему, в ячейке «Начислено» стоит не могу проверить, а не 0: ноль утверждал бы, что ничего не причиталось, а это не установлено. Платеж тоже не доказывает обязательство — он не говорит ни о верной сумме, ни о том, к какому месяцу она относится. Поэтому показывайте платеж как уплаченный, начисление — как непроверяемое, а арифметику оставьте тому, у кого есть цифра налогового органа.

В последней колонке указывайте источник — документ или регистр, откуда взято число. Число без источника невозможно перепроверить бухгалтеру, которому с ним работать.

Правила вывода

• Не называйте сумму банковской задолженностью, если платеж просто не найден в 1С. Пишите перечисление не подтверждено в 1С. Отсутствие документа в 1С — факт о 1С, а не о банковском счете компании.
• Не считайте квартальную разницу по зарплате долгом без сверки по сотрудникам, ведомостям и периодам начисления. Выплата может законно относиться к другому месяцу, чем начисление, которое она закрывает.
• Не перекрывайте недоплату одного налога переплатой другого. Каждая строка сама по себе. Получатели разные, и нулевой итог не означает закрытого обязательства.
• Для каждого расхождения указывайте месяц, вид платежа, сумму и документы-источники.
• Не превращайте месячную разницу в вывод о состоянии расчетов. Долг, пришедший из прошлого периода, остается долгом, даже если этот месяц сошелся; переплата по тому же налогу в более раннем месяце может законно покрывать текущий. Ни того, ни другого в этой таблице не видно — значит, об этом нужно сказать, а не додумать.
• Отдельно перечисляйте непроведенные документы, отсутствующие OData-объекты и другие ограничения проверки.
• Явно разделяйте три вещи — проверенные факты, расчетные предположения и действия, которые только предлагаются. Предложение, прочитанное как вывод, — это способ заплатить дважды.

Сохранение результата

Итог конкретной проверки сохраняйте в отчете внутри текущего пространства (см. результаты работы). Названия компаний, БИН/ИИН, банковские счета, GUID и история операций живут в этом отчете и больше нигде — ни в этой общей инструкции, ни в заметках другого пространства.

Смежное

• Начисление зарплаты в 1С — создание тех четырех документов, которые здесь читаются.
• Работа с 1С через OData — механика, включая то, как отличить «не опубликовано» от «нет данных».
• Загрузка банковской выписки в 1С — в §10 описано, чем налоговый платеж опознает свой налог, а это и есть то, что ставит его в нужную строку здесь.
• Готовые скрипты для 1С — check-payroll.py из 1c-payroll-kz проверяет полноту цепочки и статьи расходов; сверку начислений с перечислениями он не делает.