Доступ и приглашение людей

Есть три разных способа поделиться, и их полезно не путать. Вы можете пригласить человека в целое рабочее пространство, чтобы работать в нём вместе; отправить тому, кто уже в пространстве, ссылку на конкретный файл; или поделиться отдельным файлом либо папкой с кем угодно по публичной ссылке — не открывая при этом доступ ко всему пространству.

Приглашение людей в рабочее пространство

Так вы открываете кому-то доступ ко всему рабочему пространству, чтобы работать вместе — те же файлы, те же чаты, тот же ассистент. (Что хранится в рабочем пространстве, описано в разделе Рабочие пространства.)

Перейдите в Настройки → Участники — этот раздел доступен владельцу пространства и администраторам. Выберите Пригласить и введите один или несколько адресов электронной почты.

Затем выберите роль для приглашаемых людей:

• admin — полное управление рабочим пространством, включая его участников.
• member — может работать в пространстве: читать и изменять файлы, общаться с ассистентом.
• viewer — может смотреть, но ничего не менять.

Для каждого человека вы получите ссылку-приглашение, которую нужно скопировать и отправить. Открыв ссылку, человек регистрируется и автоматически присоединяется к рабочему пространству — с вашей стороны больше ничего настраивать не нужно.

Владелец и администраторы могут позже изменить чью-то роль. Удалить участника может только владелец — доступ к файлам пространства пропадёт сразу, поэтому действие нужно подтвердить.

Владения в меню ролей нет вовсе. Его там и не может быть: выдать роль владельца — значит передать титул и оставить всё, что за ним стоит: кто платит за пространство, от чьего имени работают автоматизации, чьи настройки использует общий контейнер. Передать пространство можно одним способом, и он переносит всё это вместе. (Администратор по-прежнему не может изменить роль владельца, а пространство никогда не остаётся без владельца.)

Как передать пространство целиком

Если вы настроили пространство для другого человека, вам нужна Передать владение — она в меню участника, в его строке, и это единственный способ сменить владельца.

Перед подтверждением вы увидите, что именно произойдёт, потому что это больше, чем смена подписи:

• Оплата этого пространства перейдёт к нему, дальше расходы на ИИ платит он. Ваш тариф, способ оплаты, счета и все остальные ваши пространства не затрагиваются.
• Если пространство оплачивает аккаунт, которым не владеет ни один из вас — чужой личный или чужой корпоративный, — передача встанет на паузу. Пропустить её означало бы отдать пространство, оставив его оплату (и влияние, которое даёт оплата) в руках третьей стороны. Сначала переведите пространство на платёжный аккаунт, которым управляет новый владелец, либо попросите владельца того аккаунта передать аккаунт.
• Если пространство оплачивает корпоративный аккаунт, ответственность за этот аккаунт тоже переходит — но никогда молча. Если аккаунт покрывает только это пространство, он просто уходит вместе с ним: тот же тариф, тот же лимит, те же места, та же история, а права администратора у вас сохраняются. Если он покрывает и другие пространства, вам покажут, какие именно и каких людей это затронет, и предложат выбрать: передать аккаунт целиком или перевести только это пространство на платёжный аккаунт, который уже есть у нового владельца. Пока выбор не сделан, ничего не двигается и выйти нельзя.
• Автоматизации и вебхуки, которые вы здесь создали, перейдут к нему и будут выполняться от его имени. Задача по расписанию, привязанная к вашему собственному чату, будет отключена, а не передана: расписание может работать только в чате того человека, от чьего имени оно запускается. Новый владелец сможет привязать её к своему чату.
• Общий контейнер пространства, если он есть, будет перенастроен под настройки нового владельца.
• Ваши личные подключения остаются вашими. Доступ или интеграция, которые вы подключили лично, не принадлежат пространству, и ничего никогда не копируется. Перед выходом вас спросят по каждому: отдать пространству или оставить себе. Оставленное новый владелец подключит сам.

Всё, что принадлежит пространству — файлы, чаты, данные приложений, скрипты, навыки, доступ остальных участников — остаётся на месте. Ничего не удаляется.

Вы выбираете, остаться администратором или выйти после передачи. Выход происходит только после того, как передача полностью завершится, — пространство никогда не остаётся переданным наполовину.

Второй человек должен согласиться

Подтверждение не передаёт пространство. Оно предлагает — и пока человек не согласится, не меняется ничего: владелец по-прежнему вы, платите вы, автоматизации работают от вашего имени.

Он увидит предложение вверху списка участников, когда в следующий раз откроет пространство, вместе с тем, что берёт на себя: кто платит после передачи и — если задействован корпоративный аккаунт — сколько пространств и людей с ним связано. Он может Принять или Отказаться, а к отказу приложить короткое пояснение для вас.

Это одна и та же защита в обе стороны. Никого нельзя заставить платить за пространство, которое он не просил, и вам нельзя молча оставить чужое.

Пока идёт ожидание:

• Вы можете отменить предложение в любой момент, там же в плашке. Откатывать нечего — ничего не двигалось.
• Вторую передачу этого пространства начать нельзя, как и выйти из него, пока эта не получит ответ или не будет отменена.
• Если вы поменяете что-то существенное — например, вместо оплаты одного пространства решите передать корпоративный аккаунт целиком, — прежнее «да» к новым условиям не относится, и человека спросят заново.
• Если он откажется, пространство сразу свободно: можно предложить его другому или тому же человеку на других условиях.

Писем и пуш-уведомлений для этого пока нет, так что если человек не откроет приложение, он не узнает, что его ждут. Ждать ничего не стоит — передача ничего не сдвинула, — но если дело срочное, скажите ему.

Задержать передачу может ещё одно: если у человека нет активного тарифа или пробного периода, он пока не может взять оплату на себя. Передача встанет на паузу, а не переложит счёт на того, кто его не потянет: разберитесь с тарифом и продолжите с того же места. До этого ничего не меняется, и владелец по-прежнему вы.

Если пространство передают вам

Когда вам предлагают пространство, вы увидите это вверху списка его участников: Вам предлагают стать владельцем этого пространства, вместе с тем, что к нему прилагается.

Принять — и это произойдёт: вы становитесь владельцем, расходы пространства на ИИ дальше идут на вас, а автоматизации, созданные здесь прежним владельцем, работают от вашего имени. Отказаться — и не меняется ничего: вы остаётесь тем, кем были, а предложивший узнает об отказе.

Решайте спокойно. Пока вы думаете, ничего не двигается, а если условия за это время изменятся, вас спросят заново, а не удержат старым ответом. Уже согласившись, вы можете передумать вплоть до момента, когда передача пройдёт.

Что полезно знать после согласия:

• Всё, что прежний владелец подключил лично — его собственные ключи, его интеграции, — принадлежало ему, а не пространству. Его спрашивают по каждому подключению, и то, что он оставит себе, вы подключаете сами.
• Задача по расписанию, привязанная к его чату, будет отключена, а не передана. Привяжите её к своему чату и включите снова.

Как выйти из пространства

Покинуть пространство есть в вашей собственной строке, помеченной (вы), и доступно при любой роли. Вы потеряете доступ к файлам и чатам пространства; ничего не удаляется, и вас смогут пригласить снова.

Единственный отказ — если вы его единственный владелец: сначала передайте пространство (Передать владение с галочкой Выйти из пространства после передачи делает и то, и другое сразу). Свою роль изменить или удалить себя из списка по-прежнему нельзя — для этого есть удаление и передача.

Как отправить коллеге конкретный файл

Если человек, которому вы хотите показать файл, уже в пространстве, публичная ссылка не нужна вовсе. Откройте файл, откройте его меню, выберите Поделиться — первым в панели будет блок Ссылка для участников пространства. Нажмите Скопировать ссылку и отправьте её.

Открыв её, человек попадёт в пространство ровно так, как если бы зашёл сам и нашёл файл: обычное окно Plank, файл открыт в обычном просмотрщике. Ничего не публикуется и никому ничего не выдаётся — ссылка просто называет файл, поэтому работает у тех, у кого доступ уже есть, и ни у кого больше.

Об этом стоит сказать прямо, потому что в этом и разница между двумя ссылками:

• Тот, кого нет в пространстве, увидит только «Файл недоступен» и не узнает о файле ничего — ни имени, ни папки, ни даже того, в каком он пространстве.
• Тот, кто есть в пространстве, но не вошёл в аккаунт, сначала войдёт, а потом попадёт на файл. Ссылка не теряет цель.
• Если файл с тех пор удалили или переименовали, человек окажется в пространстве и увидит «File not found» для этого файла. Вместо него никогда не откроется молча что-то другое.

Ссылка работает, пока у человека есть доступ, и перестаёт работать в тот момент, когда доступа не станет, — отзывать ничего не нужно, потому что ничего и не создавалось.

Доступ к отдельному файлу или папке по публичной ссылке

Так вы делитесь только этим одним файлом или папкой — а не рабочим пространством. Человек, с которым вы поделились, видит только то, чем вы поделились, и ничего больше из вашего пространства.

Откройте меню файла или папки и выберите Поделиться → Создать публичную ссылку, затем Скопировать ссылку. Любой, у кого есть ссылка, сможет это просмотреть — причём с тем же предпросмотром в браузере, что и у вас: общий PDF, документ Word или таблица Excel открываются прямо на странице, и ничего скачивать не нужно.

Вы всё время сохраняете контроль. Когда ссылка больше не нужна, выберите Отозвать публичную ссылку — и доступ прекращается немедленно. (Подробнее о работе с файлами — в разделе Ваши файлы.)

Если вы делитесь готовой веб-страницей

Когда вы делитесь веб-страницей — HTML-файлом, который собрал ассистент, — в панели «Поделиться» появляется вторая кнопка: Скопировать ссылку на страницу. Разница простая: обычная ссылка открывает страницу внутри Plank, с панелью Plank сверху; ссылка на страницу открывает саму страницу — так, как и должен выглядеть сайт. Её и отправляйте клиентам, партнёрам и всем, кому нужно просто посмотреть страницу.

Одна оговорка: по ссылке на страницу не выполняется её собственный интерактивный код, поэтому дашборд — всё, что рисует живые графики или меняется по клику — отправляйте обычной ссылкой, там он работает полностью. Если не уверены, что именно у вас, отправляйте обычную ссылку: она подходит для всего.

Обе ссылки ведут на один и тот же файл и отключаются вместе, как только вы отзовёте доступ.

Страницы с живыми данными

Некоторые страницы, которые строит ваш ассистент, — это дашборды: вместо готового снимка они читают данные, которые ассистент ведёт для вас, и показывают их в виде графиков и списков. По умолчанию публичная ссылка эти данные не открывает — обычная страница, которой вы поделились, так и остаётся просто страницей.

Чтобы включить это, откройте Поделиться на странице и включите переключатель Показывать данные. Plank смотрит, что именно читает страница, и открывает ровно это — и ничего больше из вашего пространства. Важно понимать: включив это, вы открываете все данные, на которых строится страница, целиком — каждую строку и каждый столбец, а не только те цифры или записи, что видны на экране прямо сейчас. Ссылка при этом остаётся доступной только для просмотра — изменить через неё ничего нельзя.

Если вы поделились одной страницей и она позже начнёт читать что-то новое, панель Share заметит это и предложит Обновить — расширение доступа так и остаётся вашим осознанным решением, а не происходит само собой. С целой папкой немного иначе: панель не отслеживает каждую страницу внутри неё на предмет новых данных, поэтому если вы добавили страницу или изменили то, что читает существующая, выключите и снова включите Показывать данные, чтобы список обновился. Если в папке, которой вы поделились, есть страницы, которые Plank не удалось проверить — их слишком много или какая-то слишком большая, — панель предупредит, что список может быть неполным. А если страница также использует данные из другого рабочего пространства, эту часть публичная ссылка показать не может.

Включать и выключать живые данные могут только владелец рабочего пространства и администраторы.

Другие способы отправить файл

• На телефонах есть ещё обычный системный Поделиться — стандартное окно «Поделиться» — чтобы отправить файл из приложения в другое приложение, например в почту или мессенджер. На компьютерах это же действие становится Скачать — файл просто сохраняется на устройство. Чтобы отправить целую папку, используйте Share as ZIP (или Download as ZIP на компьютере) — она упакуется в один файл.
• На телефоне можно и наоборот — отправлять материалы в Plank из других приложений через Share to Plank, см. Plank на телефоне.
• Если вам нужен программный доступ к файлам рабочего пространства на чтение и запись из ваших собственных инструментов или скриптов, это делается через API-ключи, а не через обмен ссылками. См. Public API.